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大型活动执行流程

  • 作者:玄策展览工厂
  • 发表时间:2021-06-07 11:24:56
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  举办大型活动我们不仅要提前规划好,还要做好准备工作,这样才可以减少问题的产生。下面给大家详细介绍一下大型活动执行流程。
 
  一、项目筹备期
 
  1、获取信息和资料
 
  和客户初期建立沟通时,一定要摸清楚客户的诉求和客户的基本信息。如果你所在的公司已运营多年,业务流程比较清晰,可以制定一份标准版的客户需求信息表,将需要知道的信息一一罗列出来。发送给客户,让客户进行对应填写。
 
  2、初次约见客户
 
  和客户见面之前,先做好充分的准备工作。例如:整理相关的案例资料,突出专业就对了!还有一个目的就是探下客户的“虚实”。
 
  3、头脑风暴会
 
  拿下一个项目,很大程度上依靠的就是团队成员的头脑风暴,如何将头脑风暴开好,开出价值来,就非常考验组织者的组织能力和协调能力。
 
  4、提案阶段
 
  提案除了依靠专业能力和演讲能力以外,也需要点运气。
 
  5、内部立项
 
  当项目已经进入到初始的合作阶段时,就可以为项目进行立项,将项目信息录入到公司内部的信息系统里面(MIS),没有条件使用信息系统的,可以用表格工具来替代完成。
 
  6、项目推进表
 
  项目推荐表是活动公司都会用的一种表格,一般也会分为内部推进表和客户推进表,一份是内部团队成员使用,一份是定期每天、每周发送给客户。
 
  7、项目碰头会
 
  项目碰头会可以是和客户进行,也可以是和项目团队。取决于项目本身的进展情况。
 
  二、执行期
 
  1、报价、合同管理
 
  报价和合同虽然看似简单,但是稍不注意,就会酿成大错,另外,对报价单和合同的归档管理意识也很重要。
 
  2、场地管理
 
  场地管理主要分为场地筛选、场地排查、场地勘测3个部分,当确定场地之后,一定要对场地进行充分的了解和实地勘测之后,再做出详细的场地方案。
 
  3、供应商管理
 
  供应商主要分为搭建供应商、AV设备供应商2大类,还有小类的演艺供应商、摄影摄像供应商、第三方外包人员等。
 
  还有人员派遣公司/服务人员管理、化妆、发型供应商/个人管理、艺人经济公司/艺人管理、服装供应商管理。(文末有获取)
 
  4、演艺人员面试管理
 
  演艺人员面试主要包括礼仪、模特、舞蹈演员、兼职人员等等。在大型活动举办前期,都要对演艺演员进行线下面试,筛选出符合活动特质的演艺人员,保证外部人员的专业性。
 
  还有舞蹈演员面试流程、MO面试流程、MC面试流程、翻译人员面试流程、CO面试流程、杂务人员面试流程。演职人员、服务人员、工作人员面试管理。除此之外,还有所有人员的会前培训管理。
 
  5、面试管理打分表
 
  6、运营文档
 
  运营文档分为执行期、活动现场应用2大类、主要是以各种表格进行呈现记录,合理安排、分工明确,其目的就是为了项目按照既定的时间节点正常推进。
 
  三、现场期
 
  1、物品检查
 
  运送到活动现场的所有物品,包括奖品、道具、施工工具等等。可以根据前期制定的物品清单进行一一核实,物品一定要做到“只多不少”。
 
  2、入场前联络
 
  再次和场地方、供应商、客户三方进行电话确认进场的时间,是不是按照既定的时间和要求在有序进行推进,有没有意外事件发生。
 
  3、施工彩排的配合
 
  遇到时间紧张的情况,可以根据施工的进度来决定彩排的时间和位置,这里面就需要充分考虑到既不能影响正常的施工进度,也不能耽误进行彩排时间。
 
  4、物料搭建管理和注意事项
 
  按照既定的施工要求,按质按量完成物料的搭建工作,除此之外,还有AV灯光器材安装的施工以及注意事项。
 
  5、审查制度
 
  审查制度分为彩排审查、现场执行审查2大类,彩排审查主要是核实演艺节目的质量和呈现效果,现场执行审查主要核实现场的物料和设备是否有损坏。
 
  6、现场基础要求管理
 
  以工作人员的着装为例,一定要严格按照公司规定,工作人员在现场的着装要求进行,以及要注意客户对个人服装的要求。
 
  四、活动后期
 
  费用结算
 
  费用结算是根据项目结束后,实际产生的费用进行整理和结算。以及团队成员在服务项目时,产生的报销费用进行整理。
 
  总结报告
 
  总结报告需要做成2种版本,一种是供公司内部进行复盘总结,一种是交付给客户。
 
  资料整理存档
 
  这里指的资料一般是活动结束后产生的音频、视频、照片,这些资料可用于案例展示,也可以用于后期的市场宣传做背书。
 
  写感谢信
 
  一场活动的圆满落幕,离不开客户、供应商的支持和协助,写一封感谢信以作感谢,可以巩固合作关系。


 
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